אדמיניסטרציה שוטפת: ניהול יומן, תיאום ישיבות ופגישות רבות משתתפים, טיפול בפניות, טלפונים, עריכת מצגות, תיעוד סיכומי ישיבות, טיפול עצמאי ועריכת מעקב אחר משימות.
הכנת חומרים לפגישות עבור סמנכ"ל כספים וראשי האגפים או מי מטעמם.
תמיכה אדמיניסטרטיבית ככל הנדרש בסמנכ"ל כספים וראשי האגפים.
ניהול קשר עם מנהלים, מזכירות ומנהלות נוספות בחברה ומחוצה לה.
ניהול ומעקב אחר ביצוע משימות ותהליכים בחטיבה, לרבות אחריות של מעקב תוכנית העבודה השנתית של החטיבה.
אחריות על פעילות הרווחה של החטיבה בתיאום עם יחידת משאבי אנוש של החברה.
הקמה וסגירה של עובדים במערכת הנוכחות.
ניהול ובקרה על תהליך הדיווח והאישור נוכחות החודשי ע"י העובדים והמנהלים.
הפקת דוחות ממערכת הנוכחות לבקרה על שלמות האישורים במערכת, דוחות חריגים וכו'.
לאחר סגירת נתוני הנוכחות החודשיים, הפקת ממשק לקליטת הנתונים במערכת השכר (חילן).
ניהול קשרים וממשקי עבודה רבים עם גורמים פנימיים בחברה וגורמי חוץ, לרבות משרדי ממשלה.
דרישות סף:
ניסיון של שנה בתפקידי אדמיניסטרציה ו/או ניהול יומנים מורכבים.
שליטה מלאה בתוכנות ה-Office, בפרט שליטה מלאה ב-Outlook, Work, PP, Excel.
דרישות המהוות יתרון:
תואר אקדמי.
ניסיון בדיווח ואישור נתוני נוכחות עובדים לצרכי תשלומי שכר.
היכרות וניסיון עבודה עם תוכנת הפריוריטי.
ניסיון עבודה בחברה ממשלתית או חברה קבלנית.
יכולת עמידה בתנאי לחץ משמעותיים, ובסביבת עבודה דינמית ומשתנה, ועבודה מול ריבוי ממשקים.
תכונות אופי - סדר וארגון, יסודיות ודייקנות, יכולת תיעדוף משימות, שירותיות, אסרטיביות ויחסי אנוש מעולים.
המשרות מתייחסות לנשים ולגברים כאחד. החברה פועלת למתן ייצוג הולם לנשים, לבני/ות האוכלוסייה הדרוזית ולבני/ות העדה האתיופית (למי שהם או שאחד מהוריהם נולדו באתיופיה) ולמועמדים עם מוגבלות. לשם כך תינתן עדיפות למועמדים/ות הנמנים/ות על אחת או יותר מהקבוצות האמורות, אשר נמצאו כשירים/ות לדרישות המשרה והינם/ן בעלי/ות כישורים דומים לכישורי המועמדים האחרים.
